U nameri da otvori diskusiju o prilično kompleksnoj temi raseljavanja i preseljenja ranjivih grupa, stavljajući fokus na odgovornost i ulogu lokalnih vlasti u ovom procesu, projekat je krajem oktobra organizovao sastanak radne grupe koju čine predstavnici korisničkih institucija - Ministarstvo građevinarstva, saobraćaja i infrastrukture i Ministarstvo za ljudska i manjinska prava i društveni dijalog, Delegacije EU, ali i predstavnici drugih organizacija i projekata koji se bave pitanjima Romkinja i Roma.
Kao uvod u sastanak, predstavljen je pravni okvir koji reguliše preseljenje ranjivih grupa, da bi u nastavku sastanka bili predstavljeni koraci i dosadašnja iskustva projekta u pripremi urbanističko-tehničke dokumentacije u oblasti stanovanja i komunalne infrastrukture, i organizovanja konsultacija sa građanima. Tokom sastanka predstavljen je i planirani program obuke za pripremu projekata u skladu sa PRAG procedurama.
Pravni okvir koji definiše postupak preseljenja je prilično složen i regulisan je Strategijom za socijalno uključivanje Roma u Republici Srbiji za period od 2016. do 2025. godine, potom tu je 11 zakona i veliki broj podzakonskih i relevantnih lokalnih akata. Da bi postupak preseljenja tekao neometano, lokalne samouprave treba u obzir da uzmu i vreme koje je potrebno za usvajanje različitih dokumenata i odluka koje se donose na lokalnom nivou, ali i vreme potrebno za organizaciju konsultativnih procesa i pružanje podrške onda kada je proces preseljenja završen. Iz svega ovoga jasno se vidi da postupak preseljenja za lokalne samouprave predstavlja izazov i da je reč o procesu koji zahteva posvećenost, vreme i dobro planiranje.
Učesnici sastanka su se složili da je horizontalna koordinacija i saradnja različitih lokalnih aktera jedan od preduslova za uspešno sprovođenje projekata socijalnog stanovanja. Da bi projekti socijalnog stanovanja i postupci preseljenja ranjivih grupa bili uspešni, od suštinske je važnosti pravovremeno uključivanje donosilaca odluka, lokalnih urbanista, predstavnika odeljenja za socijalna i pitanja finansija, kao i predstavnika relevantnih institucija i organizacija i to od faze ranog planiranja preko faze realizacije (izgradnje) pa sve do pružanja podrške nakon preseljenja.
Tokom sastanka je naglašena i važnost dobrog osmišljavanja i odabira tipologije stambenih jedinica za koje se priprema tehnička dokumentacija, te da se pored oslanjanja na standardizovane kriterijume treba rukovoditi i nasleđenim stambenih navikama, da treba uzeti u obzir primarne izvore prihoda onih koji će u stambenim jedinicama živeti, ali i da je potrebno voditi računa o pristupu različitim uslugama i kulturnim i sportskim sadržajima. Ukoliko se ovim kriterijumima doda i podrška prilikom prilagođavanja novom okruženju nakon završetka preseljenja, tek tada se može smatrati da će proces preseljenja biti uspešno obavljen i da će dovesti do punog uključivanja članova romske zajednice u čitav proces.
Konačno, još jedna od preporuka učesnika sastanka odnosila se i na organizovanje procesa konsultacija sa svim zainteresovanim stranama na koje u pravno-formalnom smislu postupak preseljenja ranjivih grupa može imati uticaja, a istaknuto je i da lokalne samouprave treba da izrade akcioni plan za participativno sprovođenje preseljenja.